Die SMS group GmbH (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „SMS group GmbH“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Stellenbesetzungs- und Bewerbungsverfahrens der SMS group GmbH sowie über Ihre Datenschutzrechte, damit Sie wissen, wann wir welche personenbezogenen Daten erheben und wie wir sie verwenden. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit geltendem Datenschutzrecht, insbesondere den Bestimmungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?
Für die Abwicklung des Stellenbesetzungs- und Bewerbungsverfahrens wird von der SMS group GmbH als zentraler Recruiting-Service ein Bewerbermanagementsystem auch für andere mit der SMS group GmbH verbundene Gesellschaften („Konzerngesellschaften“) betrieben.
Verantwortlicher für die jeweilige Stellenausschreibung und die Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren ist grundsätzlich die in der jeweiligen Stellenausschreibung angegebene Konzerngesellschaft. Die Angaben dazu finden Sie in der jeweiligen Stellenausschreibung. Soweit Sie sich bei mehreren Konzerngesellschaften beworben haben, sind auch diese Verantwortliche im Rahmen des jeweiligen Bewerbungsverfahrens.
Kontaktdaten der SMS group GmbH:
Am SMS Campus 1
41069 Mönchengladbach
Telefon: +49 2161 350-0
E-Mail: communications@sms-group.com
Für Ihre Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sowie für weitere Informationen in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten stehen Ihnen ebenfalls die Datenschutzbeauftragte(n) bzw. Ansprechpartner zum Datenschutz der betreffend(en) Konzerngesellschaft zur Verfügung.
2. Welche Arten personenbezogener Daten verarbeiten wir von Ihnen?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person. Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
- Stammdaten und Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, Anrede, private Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer(n)
- Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, Lebenslauf)
- Qualifikationsdaten (z. B. Daten zu Hoch-/Schulbildung, Berufsqualifikation)
- Informationen über Ihre bisherige(n) und derzeitige Tätigkeit(en) (z.B. Stellenbezeichnung, Arbeitsort, Abteilung, Position/Funktion, Aufgaben und Projekte, Name des Vorgesetzten, Daten zu Geschäftsreisen, Daten zu Fortbildungen, Anfangs- und Enddatum sowie ggf. Grund für das Ausscheiden)
- Kommunikationsdaten (z. B. E-Mailverkehr, Telefonverbindungen)
- Protokolldaten, die bei Nutzung der IT-Systeme anfallen
- ggf. Schwerbehinderteneigenschaft.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder sexuelle Orientierung, genetisch und biometrische Daten) werden durch uns nicht gezielt abgefragt bzw. erhoben (mit Ausnahme der freiwilligen Angabe zu einer etwaigen Schwerbehinderung). Dementsprechend bitten wir Sie, im Rahmen Ihrer Bewerbung grundsätzlich keine Angaben zu den vorstehenden Umständen zu machen
3. Wofür werden die Daten verarbeitet (Zweck der Datenverarbeitung), auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange?
Wir beziehungsweise die für die jeweilige Stellenausschreibung zuständige Konzerngesellschaft verarbeitet die von Ihnen übermittelten, aus öffentlichen Quellen wie dem Internet oder von vorherigen Arbeitgebern erteilten Informationen ausschließlich für Zwecke der Bewerbungsabwicklung und zur Durchführung des Stellenbesetzungsprozesses.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenverarbeitung ist für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Sollte ein Bewerbungsverfahren zu einer Einstellung führen, werden Ihre personenbezogenen Daten für den Zweck der Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in Ihre Personalakte aufgenommen und dort für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Wir beziehungsweise die jeweilige Konzerngesellschaft speichern Ihre personenbezogenen Daten ansonsten solange sie für die vorgenannten Zwecke erforderlich sind und löschen die Daten abgelehnter Bewerber innerhalb von 6 Monaten nach Mitteilung der Entscheidung über die Bewerbung.
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, insbesondere die Weitergabe Ihrer Daten an andere Konzerngesellschaften, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, sowie zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). In diesem Zusammenhang haben wir ein berechtigtes Interesse daran, Ihre Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO (überwiegende berechtigte Interessen). Die Verarbeitung erfolgt dann solange, bis diese Verfahren abgeschlossen sind.
Freiwillige Angaben im Rahmen Ihrer Bewerbung (z.B. Bewerbungsfoto) sowie die freiwillige Aufnahme in einen Bewerberpool für zukünftige Stellenausschreibungen verarbeiten wir auf Basis Ihrer Einwilligung. Die Übersendung freiwilliger Angaben auf Basis des von uns erteilten Hinweises zur Freiwilligkeit beinhaltet Ihre Einwilligung. Zur Aufnahme in den Bewerberpool müssen Sie eine gesonderte Einwilligung anklicken. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO bzw. § 26 Abs. 2 BDSG. Die Datenlöschung Ihre personenbezogenen Daten im Bewerberpool erfolgt nach Ablauf von 12 Monaten.
4. Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb der SMS group GmbH beziehungsweise der jeweiligen Konzerngesellschaft werden Ihre Bewerbungsunterlagen und personenbezogenen Daten nur auf einer Need-to-know-Basis und in dem erforderlichen Umfang den hierfür zuständigen Personen und am Bewerbungsprozess beteiligte Stellen (z.B. potenzielle Vorgesetzte, Personalbereich, Fachbereich, Arbeitnehmervertretungen und ggf. die zuständige Schwerbehindertenvertretung) zur Verfügung gestellt. Dies können zur fachlichen Steuerung im Rahmen von Matrixstrukturen auch Führungskräfte anderer Konzerngesellschaften sein.
Zudem können bestimmte Dritte Ihre personenbezogenen Daten erhalten, um diese Daten unter entsprechenden Anweisungen zu verarbeiten, unabhängig davon, ob es sich um Konzerngesellschaften oder externe Dritte handelt oder nicht („Auftragsverarbeiter“). Teilweise setzen wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen im Wege einer Auftragsverarbeitung, d.h. auf der Basis eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung in unserem Auftrag, nach unseren Weisungen und unter unserer Kontrolle ein. In diesen Fällen bleiben wir bzw. die jeweilige Konzerngesellschaft für die Datenverarbeitung verantwortlich; die Weitergabe und Verarbeitung personenbezogener Daten an bzw. durch unsere Auftragsverarbeiter beruht auf der Rechtsgrundlage, die uns bzw. der betreffenden Konzerngesellschaft die jeweilige Datenverarbeitung erlaubt. Eine gesonderte Rechtsgrundlage für den jeweiligen Auftragsverarbeiter ist nicht erforderlich. Im Rahmen des Stellenbesetzungs- und Bewerbungsverfahrens nutzen wir für das Bewerbermanagement eine Softwarelösung und für das Active Sourcing, die Planung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen für die SMS group GmbH die Konzerngesellschaft SMS Metallurgie Polska Sp. z o. o..
5. Erfolgt eine Übermittlung Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern ausnahmsweise eine solche Übermittlung dennoch stattfindet und die EU Kommission für diese Drittländer noch keinen sog. Angemessenheitsbeschluss erlassen hat, wonach diese Drittländer ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogene Daten bieten, erfolgt eine Übermittlung nur gestützt auf angemessene Garantien, wie die von der EU Kommission angenommenen EU Standardvertragsklauseln und sofern wir durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ein angemessenes Schutzniveau sichergestellt haben, das im Wesentlichen dem Standard des EU-Rechts entspricht. Sie können eine Kopie der entsprechenden Garantien anfordern, indem Sie uns unter den in Ziffer 1. angegebenen Kontaktdaten kontaktieren. In Einzelfällen stützen wir uns auf einen der gesetzlichen Ausnahmetatbestände.
Soweit die ausgeschriebene Stelle eine Anstellung in einer Konzerngesellschaft außerhalb der EU bzw. des EWR betrifft oder Ihre fachliche Führungskraft außerhalb des EWR tätig ist, werden Ihre personenbezogenen Daten auch an dieses Konzernunternehmen übermittelt.
6. Ihre Rechte als betroffene Person (u. a, Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung)
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:
- Wenn Sie Fragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, erteilen wir Ihnen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
- Sie haben ein Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO).
- Sie haben ein Recht auf Sperrung / Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung Ihrer nicht länger benötigten oder aufgrund von Rechtspflichten gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 17, 18 DSGVO).
- Sie haben ein Recht auf Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sofern Sie uns die Daten aufgrund einer Einwilligung oder aufgrund eines Vertrags zwischen uns beziehungsweise der jeweiligen Konzerngesellschaft und Ihnen bereitgestellt haben (Art. 20 DSGVO).
- Sie haben ein jederzeitiges Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).
- Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO stattfindet, können Sie dieser widersprechen. Wir können dann nur bei Nachweis zwingender Gründe für die Verarbeitung die Verarbeitung fortführen. Wenn es keine solche zwingenden Gründe gibt, werden wir die Verarbeitung dieser Daten einstellen und bereits erhobene Daten löschen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
- Sofern Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben (siehe oben), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, um eine weitere Verarbeitung für die Zukunft zu verhindern. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, eine andere Rechtsgrundlage lässt dies zu. Nach erfolgtem Widerruf einer Einwilligung können Sie ggf. nicht mehr an den von der Einwilligung abhängigen Verfahren (z.B. Bewerberpool) teilnehmen.
- Zudem haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder andere Gesetze verstößt (Art. 77 DSGVO).
Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich (Stichwort: Datenschutz) oder per E-Mail unter den in Ziffer 1. angegebenen Kontaktdaten an uns beziehungsweise die jeweilige Konzerngesellschaft. Wir behalten uns vor, Ihre Identität zu prüfen, damit Ihre personenbezogenen Daten nicht unberechtigten Personen bekannt werden.
